In Deutschland eine eigene Firma zu gründen, ist einfach. Aber dauert lange.

Um allen angehenden Gründerinnen und Gründern ein wenig die Angst zu nehmen, möchte ich in diesem Beitrag die Schritte beleuchten, die mein Co-Founder und ich bei der Gründung unserer GmbH durchgeführt haben.

Hinweis: Dies ist keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Es handelt sich lediglich um einen persönlichen Erfahrungsbericht. Die hier aufgeführten Kosten können sich von denen für eure Gründung unterscheiden. Manche sind festgeschrieben, wie z.B. Notar-Honorare oder die Kosten für eine Gewerbeanmeldung, andere hängen vom Aufwand z.B. eures Anwalts oder Buchhalters ab.

Tag 0: Idee und Rechtsform

Bevor ihr eine Firma gründet, habt ihr natürlich eine Idee. Prüft, ob die Idee trägt und wie Markt und Wettbewerb aussehen. Für eine Idee, die nicht weit trägt, ist der Aufwand für eine Firmengründung zu hoch.

Entscheidet euch für eine Rechtsform. Wenn ihr ein Einzelunternehmen oder eine Personengesellschaft gründet (z.B. eine GbR), seid ihr schneller fertig und könnt hier aufhören zu lesen. Wenn ihr eine GmbH gründen möchtet, helfen euch die folgenden Punkte hoffentlich ein wenig weiter.

Eine Firmengründung in Deutschland wird häufig als zu aufwendig und zu bürokratisch beschrieben. Bürokratisch und langwierig ist sie, wirklich kompliziert aber nicht.

Klare Ansage: Wenn euch die Gründung eurer Firma bereits überfordert, ist die Selbstständigkeit vielleicht nicht euer Ding. Es wird eins der einfacheren Dinge auf eurer Reise als Gründer sein.

Optional: Termin beim Anwalt

Falls ihr höchstens zu dritt gründet und nur einen Geschäftsführer bestellt, schaut euch die Gründung nach Musterprotokoll an (§ 2 Abs. 1a GmbHG). Dies ist eine reduzierte Variante des Gesellschaftsvertrags, den jede GmbH haben muss.

Falls ihr zu mehreren Teilhabern gründet und einen Gesellschaftsvertrag braucht, geht zu einem Anwalt. Lasst euch auch direkt einen Geschäftsführer-Anstellungs-Vertrag ausarbeiten. Diesen braucht ihr, wenn ihr euch selbst als Geschäftsführer der GmbH anstellen wollt.

Kosten: 850 €

+1 Tag: Termin beim Notar

Macht einen Termin beim Notar aus. Sucht euch selber einen oder nutzt Online-Dienste wie beglaubigt.de. Der Notar beurkundet die Gründung eurer GmbH und meldet euch im Handelsregister an.

In der Zeit vom Notarbesuch bis zur Eintragung der GmbH im Handelsregister hat eure Firma die offizielle Rechtsform “GmbH i.G.” (in Gründung). So müsst ihr es z.B. auch auf eurer Webseite ausweisen.

Ab der Eintragung gehören auf jeden Geschäftsbrief, in jede E-Mail-Signatur und ins Impressum: Rechtsform und Sitz der Gesellschaft, das Registergericht, die HRB-Nummer und alle Geschäftsführer mit Vor- und Nachnamen (§ 35a GmbHG).

Kosten: 830 €

Bankkonto und Stammeinlage

Ihr benötigt ein Bankkonto. Hier gibt es das Problem, dass nicht viele Banken eine GmbH i.G. als Kunden annehmen. Es gibt ein paar Online-Banken, die auf Unternehmensgründer ausgerichtet sind, z.B. holvi.com. Nutzt eine dieser Banken. Schaut, ob ihr das Konto bereits vor dem Notar-Termin eröffnen könnt. Das spart euch später Zeit.

Wenn ihr später zur Volksbank um die Ecke wechseln wollt, geht das nach der durchgeführten Gründung problemlos.

Das Stammkapital einer GmbH beträgt mindestens 25.000 €. Wenn ihr z.B. zwei Gesellschafter mit je 50 % Geschäftsanteilen habt, hat jeder eine Stammeinlage von 12.500 € aufzubringen. Dabei ist allerdings nur die Hälfte auf das Bankkonto einzuzahlen. Den Rest schuldet ihr auf ewig der GmbH.

Zahlt die Stammeinlage ein, schickt den Kontoauszug an euren Notar. Außer für die Gründungskosten dürft ihr das Geld auf eurem Konto nicht hernehmen, bis die GmbH mit Eintrag im Handelsregister vollständig gegründet ist. Kauft also noch keinen neuen Laptop.

Die Gründungskosten selbst darf die GmbH nur tragen, wenn der Gesellschaftsvertrag das ausdrücklich regelt, und nur bis zu dem dort genannten Betrag. Üblich sind 2.500 €, also 10 % des Stammkapitals. Alles darüber zahlt ihr privat. Achtet beim Notar darauf, dass diese Klausel im Vertrag steht.

+14 Tage: Eintrag im Handelsregister

Zwei Wochen später erscheint eure neu gegründete GmbH im Handelsregister. Ladet euch direkt den entsprechenden Handelsregisterauszug herunter, den braucht ihr später.

Kosten: 300 €

Transparenzregister, Gewerbeanmeldung, Finanzamt

Sobald ihr eure Handelsregister-Nummer habt, könnt ihr die nächsten Dinge anstoßen:

Tragt euch ins transparenzregister.de ein. Stellt nach der Eintragung direkt einen Antrag auf Einsichtnahme. Nur so erhaltet ihr einen Auszug aus dem Transparenzregister für eure GmbH.

Kosten: 19,80 € pro Jahr

Führt eine Gewerbeanmeldung bei eurem zuständigen Gewerbeamt durch. Jede GmbH ist auch ein Gewerbe.

Füllt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für das Finanzamt aus. Dies geht online über elster.de. Wählt im Verlauf den Punkt aus, dass ihr eine Umsatzsteuer-Id-Nummer benötigt. Lasst euch damit nicht unnötig Zeit. Die Zuteilung der Umsatzsteuer-Id-Nummer dauert lange und blockiert euch an anderer Stelle. Außerdem gilt eine Frist von einem Monat.

Meldet euch bei der Bundesagentur für Arbeit an. Dort bekommt ihr eine Betriebsnummer.

Optional: Buchhalter

Wenn ihr eure Buchhaltung nicht vollständig selber machen wollt oder könnt, sucht euch einen Buchhalter. Auch hier kann man sich im Bekanntenkreis durchfragen oder Online-Varianten wie onlinebilanz.de wählen. Das hängt davon ab, wie viel persönlichen Kontakt ihr wollt.

Eröffnungsbilanz

Ihr müsst beim Finanzamt eine Eröffnungsbilanz einreichen. Dies könnt ihr selber machen oder eurem Buchhalter überlassen.

Kosten beim Buchhalter: 237 €

Gesellschafterversammlung

Über die Geschäftsführer-Anstellungs-Verträge müssen die Gesellschafter abstimmen. Dazu beruft ihr eine Gesellschafterversammlung ein. Diese könnt ihr auch per Telefon oder Video-Call durchführen.

Falls ihr mehrere Gesellschafter-Geschäftsführer habt, unterzeichnet die Verträge gegenseitig über Kreuz:

  • Gesellschafter A unterzeichnet für die GmbH auf dem Vertrag für Geschäftsführer B
  • Gesellschafter B unterzeichnet für die GmbH auf dem Vertrag für Geschäftsführer A

Hintergrund ist § 181 BGB: Niemand darf ein Geschäft mit sich selbst abschließen. Damit die Unterschrift über Kreuz wirksam ist, braucht ihr zweierlei: die Befreiung vom Verbot des Selbstkontrahierens im Gesellschaftsvertrag, eingetragen im Handelsregister, und den Gesellschafterbeschluss, der den jeweiligen Gesellschafter zur Unterzeichnung für die GmbH ermächtigt. Beides besprecht ihr am besten schon beim Anwaltstermin.

+14 Tage: Gewerberegister-Anmeldung

14 Tage später erhaltet ihr eine Rechnung vom zuständigen Amt, dabei eure Gewerbenummer.

Kosten: 53 €

+7 Tage: IHK

Die IHK meldet sich bei euch. Ihr müsst nichts tun. Ihr erhaltet eine weitere Nummer. Eine gewerblich tätige GmbH ist immer auch IHK-Mitglied. Bei handwerklicher Tätigkeit ist stattdessen die Handwerkskammer zuständig. Der Beitrag richtet sich nach eurem Gewerbeertrag und werden von der jeweiligen IHK festgelegt.

Bei Gewerbeertrag bis 49.000 €: 150 € Grundbeitrag + 0,19 % des Gewerbeertrags

+10 Tage: Steuernummer

Ihr bekommt ein Schreiben von eurem zuständigen Finanzamt. Darin findet ihr eure Steuernummer. Mit der Steuernummer könnt ihr theoretisch Rechnungen an Kunden aus Deutschland stellen. Es wirkt allerdings etwas ungewöhnlich, wenn auf einer Rechnung keine Umsatzsteuer-Id-Nr. angegeben ist.

In dem gleichen Schreiben werdet ihr auch informiert, für welchen Zeitraum ihr Umsatzsteuervoranmeldungen vornehmen müsst.

+5 Tage: VBG

Sofern die VBG als gesetzliche Unfallversicherung für euren Betrieb zuständig ist, meldet sich diese automatisch bei euch, und ihr erhaltet eine Nummer.

Verlasst euch darauf aber nicht. Jedes Unternehmen muss sich innerhalb einer Woche nach Aufnahme der Tätigkeit selbst bei seinem Unfallversicherungsträger anmelden (§ 192 SGB VII).

Ob ihr Beiträge zahlt, hängt von eurem Status ab: Mehrheitlich beteiligte Gesellschafter-Geschäftsführer gelten als Unternehmer und sind nicht pflichtversichert.

+6 Tage: Genehmigung zur Besteuerung der Umsätze nach vereinnahmten Entgelten

Sofern ihr im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung angewählt habt, dass ihr eine Besteuerung der Umsätze nach vereinnahmten Entgelten wünscht, erhaltet ihr die entsprechende Genehmigung von eurem Finanzamt (oder auch nicht).

+7 Tage: Wirtschafts-Identifikationsnummer

Weitere sieben Tage später erhaltet ihr, diesmal digital, eine Wirtschafts-Identifikationsnummer. Die kommt automatisch, ihr müsst nichts tun. Allerdings könnt ihr mit der Nummer auch noch nichts anfangen.

+3 Tage: “Rundfunkbeitrag für Ihre Betriebsstätte”

Der Beitragsservice (GEZ) möchte Geld von euch, also meldet er sich bei euch. Ihr füllt ein Formular aus. Der Beitrag richtet sich nach der Anzahl der Beschäftigten. Wenn euer Firmensitz an einem Ort ist, z.B. eurer Wohnung, für den bereits gezahlt wird, entfällt der Beitrag für die GmbH.

+14 Tage: Umsatzsteuer-Id-Nr.

Weitere zwei Wochen später erhaltet ihr eure Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Ab jetzt könnt ihr sowohl im Inland wie im Ausland wirtschaftlich tätig werden bzw. Rechnungen stellen.

Sozialversicherung und Rentenversicherung

Wichtig: Klärt diese Punkte mit eurer Buchhaltung oder eurem Anwalt.

Dieser Punkt ist nur relevant, wenn ihr als Gesellschafter-Geschäftsführer in eurer GmbH angestellt seid. Sofern ihr mindestens 50 % der Anteile an der GmbH haltet, geltet ihr nicht als abhängig Beschäftigte. Dadurch zahlt die GmbH keine Sozialabgaben für euch, dies müsst ihr selbst tun.

Euer Erwerbsstatus muss von der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung festgestellt werden. Füllt dafür diese beiden Formulare aus:

Für die Frage, ob ihr als Selbstständige rentenversicherungspflichtig seid, gibt es das Formular V0020 - Fragebogen zur Feststellung der Versicherungspflicht kraft Gesetzes als selbständig Tätiger / Antrag auf Versicherungspflicht als selbständig Tätiger.

Das alles geht online.

Wenn ihr nicht sozialversicherungspflichtig beschäftigt seid, kümmert euch um Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Rentenversicherung. Für die Arbeitslosenversicherung gilt eine harte Frist von drei Monaten.

Noch ein paar Hinweise

Haltet eure Unterlagen beisammen. Ihr werdet immer wieder irgendwelche der oben genannten Nummern brauchen, also sorgt dafür, dass ihr sie irgendwo, am besten digital, griffbereit habt.

Seid sorgfältig bei eurer Buchhaltung. Unabhängig davon, ob ihr diese selber macht oder jemanden dafür bezahlt, ihr müsst eure eingehenden wie ausgehenden Rechnungen und Buchungen pflegen. Macht dies zeitnah.

Kümmert euch um Versicherungen, die für euer Unternehmen relevant und evtl. verpflichtend sind.

Schaut euch auch an, welche Nachweispflichten sich für euren Betrieb bezüglich DSGVO-Vorschriften und EU AI Act ergeben.